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Un agent d’accueil et administratif (h/f)

La communauté d'agglomération Rambouillet Territoires recrute par voie de mutation, d’inscription sur liste d’aptitude, de détachement ou à défaut contractuelle pour le conservatoire Gabriel Fauré (Saint-Arnoult-en-Yvelines)

un agent d’accueil et administratif (H/F)

Cadre d’emplois des adjoints administratifs - Poste à temps complet (37h30 hebdomadaires)
 
Située au sud-ouest des Yvelines, à 50 km de Paris, Rambouillet Territoires regroupe 36 communes et rassemble 77 782 habitants. La communauté d’agglomération a notamment pour compétence l’aménagement de l’espace communautaire, le développement économique, la voirie d’intérêt communautaire, l’environnement et le développement durable, la culture et le sport, l’action générationnelle et inter-générationnelle, l’assainissement non collectif.
 
Missions 
Sous l’autorité hiérarchique du directeur du conservatoire Gabriel Fauré, et en collaboration avec votre collègue chargé de scolarité et l’équipe administrative de l’établissement Rambouillet, vous serez chargé(e) :
 
Gestion de la scolarité :
- Accueil, information aux usagers sur les cursus tout au long de l’année
- Application du règlement intérieur
- Mise à jour des documents relatifs à la rentrée
- Préparation et saisie des inscriptions et réinscriptions des élèves et de leur scolarité (dossiers d’inscriptions, listes d’attente)
- Suivi et mise à jour des effectifs des classes (absences, liste des classes)
- Gestion de la présence des enseignants, par discipline (suivi des absences, …) et information aux élèves par e-mail si réorganisation des cours prévue
- Mise à jour quotidienne des différents supports de scolarité 
- Propositions d’harmonisation sur le fonctionnement général : Elaboration de documents communs en lien direct avec l’établissement de Saint-Arnoult-en-Yvelines (procédure d’inscription, …)
- Rédaction de courriers, de notes et élaboration des plannings
- Organisation des jurys : mise en forme et envoi des convocations, constitution des plannings, mise en place des listes de passages des candidats, enregistrement et affichage des résultats, contacts avec les jurys
- Achats et suivi des stocks des fournitures diverses (partitions, petits matériels bureautiques …)
 
Gestion du parc instrumental :
- Gestion des contrats de location d’instruments, inventaire (état des stocks)
- Mise en œuvre des réparations des instruments : maintenance
- Détermination des conditions de renouvellement du parc : proposition des instruments à déclasser, investissements à prévoir
 
Référente communication :
- Prise de contact auprès des enseignants, intervenants afin de récupérer les informations nécessaires pour l’élaboration des supports de communication
- Aide à la programmation des évènements de l’année en collaboration avec le directeur du conservatoire et le régisseur
- Transmission des contenus recueillis (documents/textes/photos) à la référente communication de Rambouillet (affiche de rentrée, livret de rentrée, programme des saisons,…)
- Tenue des fichiers de données et contacts (journalistes, partenaires ...) 
- Diffusion par mailing de la programmation du conservatoire aux parents en collaboration avec la référente communication de Rambouillet
- Participation à l’organisation logistique des manifestations/concerts (recherche de salles)
 
Profil 
De formation BAC+ 2, vous :
- êtes dynamique et motivé(e)
- disposez de bonnes capacités d’écoute et relationnelles et possédez le sens du travail en équipe
- faites preuve de rigueur, de discrétion, d’organisation, d’autonomie et d’initiatives
- êtes disponible afin de vous impliquer dans la vie du conservatoire Gabriel Fauré
- êtes titulaire du permis B
- maîtrisez le Pack Office et êtes doté de réelles capacités à s'adapter aux logiciels métiers (la connaissance du logiciel I-MUSE est un plus)
 
Contraintes particulières du poste
- Travail du lundi au samedi
- Horaires : lundi, mardi, jeudi et vendredi de 16h30 à 22h00, mercredi de 14h30 à 22h00 et samedi de 9h00 à 17h00
- 37h30 hebdomadaires (attribution de 28 jours de congés annuels + 11 jours de RTT)
- Prise des congés et RTT sur les périodes de vacances scolaires
 
Merci d’adresser votre candidature à :
Monsieur le Président de Rambouillet Territoires
1 rue de Cutesson - Z.A. du Bel-Air
BP 40 036 - 78 511 Rambouillet Cedex
 
Date limite de dépôt des candidatures : 30 juin 2017
Postes à pourvoir dès que possible